Disarikan dari E.M. Griffin's A First Look at Communication Theory Fifth Edition
Seringkali suatu kelompok mendiskusikan sesuatu untuk menghasilkan suatu keputusan. Dengan mengasumsikan bahwa seluruh anggota dalam kelompok itu peduli terhadap topik pembicaraan, masing-masing memiliki kecerdasan khas, dan tengah menghadapi suatu tugas yang menuntut lebih banyak fakta, ide-ide baru, atau pemikiran yang jernih, Hirokawa dan Gouran yakin bahwa interaksi dalam kelompok punya dampak positif atas pembuatan keputusan (decision making). Hirokawa membahas solusi kualitas (quality). Sedangkan Gouran membahas keputusan yang tepat (appropriate).
Empat Fungsi untuk Decision Making yang Efektif
Hirokawa dan Gouran menganalogikan kelompok-kelompok kecil sebagai sistem biologi. Masing-masing memiliki fungsi tersendiri. Agar suatu sistem dapat menjalankan fungsinya denang baik, diperlukan suatu jalur atau cara. Hirokawa dan Gouran melihat proses decision making dalam suatu kelompok perlu memenuhi 4 syarat untuk mengahasilkan solusi atau keputusan high-quality. Mereka menyebutnya sebagai requisite functions (fungsi-fungsi yang diperlukan) dalam proses decision making, yang terdiri atas:
1. Analisis masalah
Ketika sebuah pertanyaan muncul, ‘apakah kita membutuhkan perbaikan atau perubahan?’ yang harus kita lakukan sebelum menjawabnya adalah melihat realitas yang sedang terjadi. Sedikit saja ada pemahaman yang keliru tentang situasi yang tengah terjadi, akan mempengaruhi keputusan final. Menurut Hirokawa, contoh jelas tentang analisis yang salah adalah gagal mengenali sebuah ancaman yang potensial ketika ancaman itu benar-benar eksis. Setelah orang mengetahui apa yang dibutuhkan, mereka harus menemukan sifat-sifat, tingkatan, dan apa saja penyebab masalah itu.
2. Merumuskan tujuan
Sebuah kelompok harus sadar apa yang ingin mereka raih dalam kelompok itu. Karenanya, kelompok harus membangun kriteria untuk menilai alternatif solusi yang ditawarkan. Jika kelompok gagal memenuhi syarat ini, sepertinya keputusan yang diambil akan lebih dikendalikan oleh politik dan kekuasaan dari suatu pihak, daripada alasan yang rasional.
3. Identifikasi alternatif-alternatif yang mungkin ada
Hirokawa dan Gouran menekankan pentingnya menyusun solusi-solusi alternatif yang bisa dipilih anggota kelompok. Menurut mereka, jika tidak ada anggota yang menawarkan solusi alternatif yang mungkin digunakan, maka solusi yang ditawarkan relatif sedikit, dan kemungkinan menemukan jawaban yang tepat dan dapat diterima, juga rendah.
4. Mengevaluasi karakteristik-karakteristik positif dan negatif
Setelah mengidentifikasi solusi-solusi alternatif, peserta diskusi harus ‘mengetes’ kebaikan-kebaikan relatif dari tiap-tiap pilihan dengan kriteria-kriteria yang penting menurut kelompok. Perbandingan ini tidak terjadi secara otomatis. Di dalam setiap kelompok, perlu ada individu-individu yang mampu mengingatkan kelompok tentang sisi positif dan negatif dari setiap alternatif yang diajukan.
Memprioritaskan The Functions
Berarti menentukan mana yang paling penting dari keempat fungsi di atas. Meskipun Hirokawa dan Gouran sendiri telah berkali-kali menjelaskan dalam tulisannya bahwa itu bukan topik yang perlu didiskusikan dan menyatakan bahwa keempatnya perlu dicapai untuk memaksimalkan kemungkinan menghasilkan high-quality decision. Namun Hirokawa menambahkan bahwa kelomppok-kelompok yang sukses mengatasi masalah sulit tertentu seringkali mengambil langkah pengambilan keputusan yang biasa mereka gunakan. Dalam menyelesaikan beberapa masalah, tidak semua functions di atas dipakai.
Peran Komunikasi dalam Memenuhi The Functions
Hirokawa percaya bahwa komunikasi memiliki peranan yang sangat aktif dalam menentukan kualitas suatu keputusan. Ia menganggap bahwa diskusi kelompok adalah instrumen yang digunakan untuk menciptakan realitas sosial dalam hal keputusan itu dibuat. Diskusi membuat pengaruh yang kuat pada hasil akhir dari suatu kelompok.
Gouran dan Hirokawa menyebutkan beberapa rintangan yang sulit dalam proses pengambilan keputusan, yaitu mengabaikan masalah, fakta-fakta yang salah, asumsi dengan pedoman yang salah, kesimpulan yang tidak logis, berdasar pada pengaruh anggota kelompok yang berkuasa, dsb. Keduanya percaya, melalui pembicaraan (talk) kelompok bisa tersesat. Namun mereka juga percaya bahwa komunikasi memiliki kekuatan untuk menarik kelompok kembali pada jalur tujuan semula.
Karena keyakinan itulah, Hirokawa dan Gouran menyebutkan tiga tipe komunikasi dalam decision-making suatu kelompok, yaitu
1. Promotive, yaitu interaksi yang menggerakkan kelompok sepanjang jalur tujuan dengan mencoba memusatkan perhatian kepada salah satu dari empat fungsi decision-making. Tiap-tiap individu berperan aktif dan konstruktif dalam diskusi kelompok.
2. Disruptive, yaitu interaksi yang mengalihkan, memperlambat, atau menghalangi kemampuan anggota kelompok untuk mencapai keempat fungsi tadi.
3. Counteractive, yaitu interaksi yang para anggotanya biasa mengembalikan kelompoknya ke jalur yang seharusnya. Cara ini memang dapat membendung penyimpangan-penyimpangan dalam interaksi kelompok. Namun cara ini juga berkemungkinan menghalangi lahirnya suatu alternative decision yang tepat dan dapat diterima.
Dari Kolam Kecil menjadi Samudera Luas
Hirokawa membawa teorinya pada penelitian terkontrol yang dilakukannya pada suatu kelompok mahasiswa. Kemudian ia membandingkan rating FOICS setiap kelompok dengan kualitas keputusan yang diambil, dengan mengacu pada guru administrator yang telah berpengalaman di bidang yang diteliti Hirokawa. Setelah melakukan 12 kali penelitian empiris functional perspective, ia menemukan bahwa teorinya mampu menghitung lebih dari 60 persen dari variasi total pelaksanaan dalam kelompok. Maksudnya, ketika ada pertanyaan ‘sebaik apa suatu kelompok memenuhi keempat requisite functions?’ dengan melihat seluruh proses diskusi, maka kita akan memenangkan 60 persen waktu.
Kemudian Hirokawa meninggalkan laboratorium dan mulai menguji teorinya di lapangan, suatu kelompok paramedis yang menangani pasien, dan dalam mengambil keputusan, menggunakan teori Hiorokawa . Hasil yang diperoleh ternyata, jika keempat fungsi digunakan sesuai teorinya, keadaan pasien justru semakin buruk. Akhirnya Hirokawa menyimpulkan bahwa teorinya tidak menuntun pada keputusan yang berhasil. Keputusan yang diperoleh lewat keempat functions tersebut, mungkin, adalah keputusan yang ideal dan dinilai standar. Namun keputusan ideal itu belum tentu berhasil jika diterapkan di kehidupan nyata. Dan ia percaya bahwa tantangan yang paling krusial adalah menemukan secara pasti kapan keempat fungsi ini berhasil dan kapan tidak.
No comments:
Post a Comment